Deseja salvar suas caixas de correio do Microsoft Office 365 ou do Exchange Online em um arquivo PST (Personal Storage Table)? Muitas organizações exportam arquivos do Exchange Online para arquivos PST para backups regulares, migração, conformidade ou motivos legais.
Este guia passo a passo aborda a exportação PST do Office 365 (Exchange Online) usando PowerShell, eDiscovery PST Tool e Outlook e apresenta os prós e contras de software de terceiros. Antes de mergulhar nisso, vamos ver os benefícios de exportar PST do Office 365.
Neste artigo, você vai aprender:
Benefícios de exportar caixas de correio do Office 365 para PST
Exportar PST de caixas de correio do Office 365 é benéfico por várias razões, incluindo
- Segurança – A perda de dados pode ocorrer devido a ameaças de segurança cibernética ou outros problemas, mas salvar suas caixas de correio em uma unidade local manterá seus arquivos seguros.
- Economizando espaço de armazenamento – Fazer backup de suas caixas de correio em arquivos PST locais (que ocupam menos memória) liberará mais espaço em sua conta do Exchange Online (supondo que você os exclua do armazenamento online). Você economizará espaço de armazenamento e dinheiro.
- Migração de e-mail – Exportar suas caixas de correio para arquivos PST é perfeito ao mudar para outro cliente de e-mail ou computador. Você não terá que se preocupar com a perda de comunicações e dados.
- Questões legais e de conformidade – Toda empresa deve fazer backup e arquivar e-mails e outros dados críticos para cumprir vários regulamentos. Os backups também são cruciais ao fornecer os registros necessários durante ações judiciais ou outras disputas legais.
Aqui estão os métodos para exportar suas caixas de correio do Office 365 ou Exchange Online para PST.
Método 1. Exportar PST do Office 365 usando o eDiscovery PST Tool
Se você deseja exportar sua caixa de correio do Exchange Online, a ferramenta eDiscovery Export PST é um ótimo método para experimentar. É o recurso integrado do Microsoft Office 365 para pesquisar, coletar e salvar caixas de correio em arquivos PST.
Observação: O eDiscovery limita seus arquivos PST exportados a 10 GB. Você pode exceder o limite, caso em que o eDiscovery dividirá seu PST em vários arquivos menores para garantir a qualidade. Além disso, a exportação de arquivos maiores aumenta o risco de corrupção do arquivo PST.
Veja como exportar caixas de correio do Office 365 para PST usando o eDiscovery:
- Entre no Gerenciador de Conformidade do Microsoft Purview para definir permissões de usuário e funções para o eDiscovery. Selecione Permissões no painel de navegação à esquerda, clique em Centro de conformidade para expandi-lo e clique em Funções.
- Digite “ediscovery” na barra de pesquisa, para que você não precise rolar para baixo para encontrá-lo. Clique na caixa de seleção para selecionar Gerenciador do eDiscovery.
- Examine as funções atribuídas para verificar se elas incluem a opção Exportar. Clique no grupo Editar função para adicionar a função de Exportar, se necessário. Em seguida, clique em Editar em Administrador do eDiscovery para adicionar uma conta de administrador para que você possa exportar caixas de correio do Office 365 para PST usando o eDiscovery. Clique em Fechar.
- Navegue até Pesquisa de Conteúdo no painel de navegação à esquerda, selecione a guia Pesquisar e clique em Nova pesquisa.
- Digite o nome da caixa de correio do Office 365 na caixa Nome e clique em Avançar.
- Mude a opção para Ativado na seção de Caixas de correio do Exchange. Na seção Incluído, clique em Escolher usuários, grupos ou equipes.
- Digite o nome da caixa de correio do Office 365 na caixa de pesquisa de caixas de Correio do Exchange.
- Quando a caixa de correio for exibida, clique na caixa de seleção e clique em Concluído.
- Isso é tudo para a seção de Locais, então clique em Avançar.
- Ignore a seção de Condições se desejar exportar toda a caixa de correio. Caso contrário, pesquise dados específicos adicionando palavras-chave relevantes, idioma de consulta e condições como tipo de arquivo, data, tamanho, assunto, etc. Clique em Avançar.
- Revise sua pesquisa de conteúdo, edite o que for necessário e clique em Enviar.
- Depois de ver a janela a seguir, clique em Concluído.
- Navegue até Pesquisa de conteúdo no painel de navegação do lado esquerdo do Gerenciador de conformidade e clique em sua nova caixa de correio.
- Você verá o resumo, o status mostrando uma pesquisa concluída e o menu suspenso de Ações.
- Clique em Ações e selecione Exportar resultados na lista suspensa.
- Selecione os resultados de pesquisa desejados nas três opções de Saída e escolha como exportar o conteúdo do Exchange para PST. Recomendamos deixar a opção padrão de Um arquivo PST para cada caixa de correio, pois é a mais conveniente. Clique em Exportar.
- Retorne à Pesquisa de conteúdo e navegue até a guia Exportar para baixar sua caixa de correio de exportação do Office 365 para o arquivo PST. Clique na caixa de correio criada.
- Na seção Chave de exportação, clique em Copiar para a área de transferência porque você precisará da chave para instalar a Ferramenta de Exportação do Microsoft Office 365 eDiscovery. Clique em Baixar resultados.
- Você receberá um aviso se não usar o Internet Explorer ou o Microsoft Edge. Obtenha a extensão ClickOnce da Microsoft se não quiser mudar para um navegador da Web compatível. Depois que tudo estiver em ordem, clique em Baixar resultados novamente. Será aberta uma janela perguntando se você deseja abrir o arquivo, então clique em Abrir.
- Um aviso de segurança será exibido perguntando se você deseja instalar a ferramenta de exportação eDiscovery. Clique em Instalar para iniciar o processo.
- O eDiscovery será iniciado assim que a instalação for concluída. Cole a chave de exportação que você copiou na área de transferência, escolha onde baixar a caixa de correio do Office 365 e clique em Iniciar.
- Você pode esperar um pouco para baixar sua caixa de correio do Office 365, dependendo do tamanho. Clique em Fechar assim que o download for concluído.
É isso! A exportação de PST do Office 365 usando eDiscovery demorou um pouco, mas valeu a pena. Agora você tem sua caixa de correio em seu computador e mais espaço em seu servidor de correio.
Método 2. Exportar caixas de correio do Office 365 para PST com o Outlook
O Microsoft Outlook é outra ferramenta para acessar o e-mail do Exchange Online e exportar caixas de correio do Office 365 para PST. Aqui estão os passos para usá-lo:
- Abra o aplicativo Outlook no seu computador.
- Vá para Arquivo > Adicionar Conta para adicionar sua caixa de correio do Office 365 ao Outlook.
- Se você usa o Outlook 2003 ou 2010, digite seu nome, endereço de e-mail e senha e clique em Avançar > OK > Concluir. As versões mais recentes requerem apenas inserir seu endereço de e-mail e clicar em Conectar.
- Vá para Arquivo > Abrir e Exportar e escolha a opção Importar/Exportar.
- Selecione Exportar para um arquivo na caixa de diálogo e clique em Avançar.
- Clique na opção Arquivo de dados do Outlook (.pst) e clique em Avançar.
- Selecione a pasta de caixa de correio do Office 365 que deseja exportar, marque a caixa Incluir subpastas e clique em Avançar.
- Escolha para onde exportar o arquivo PST, selecione a opção desejada em relação a duplicatas e clique em Concluir.
- O Outlook solicitará que você crie uma senha opcional para seu arquivo PST. Se você adicionar uma ou clicar em Cancelar, a exportação será iniciada e salvará rapidamente a caixa de correio desejada em seu PC.
Isso conclui a exportação da sua caixa de correio do Office 365 para PST com o Outlook. É a maneira mais simples de fazer isto, não exigindo conhecimentos técnicos.
Método 3. Exportar caixas de correio do Office 365 para PST usando o PowerShell
O PowerShell é um programa da Microsoft para automatizar e configurar tarefas em sistemas Windows usando a linguagem de script. Ele possui uma interface de linha de comando (CLI) que exige o uso de comandos específicos – cmdlets (command-lets) – para executar várias ações, como exportar caixas de correio do Exchange Online.
Você pode exportar rapidamente uma caixa de correio do Office 365 para PST com o PowerShell. A caixa de correio de exportação do Exchange Online para PST com PowerShell requer conhecimento técnico, mas o guia passo a passo a seguir ajudará você a fazer isso sem problemas.
- Abra o PowerShell no seu PC com Windows pressionando Windows + R para abrir a caixa de diálogo Executar. Em seguida, digite PowerShell e pressione Enter.
- Digite o seguinte cmdlet e pressione Enter para executá-lo:
$UserCredential = Get-Credential - Digite o nome de usuário e a senha da conta de administrador da Microsoft no prompt.
- Execute o seguinte cmdlet:
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUrl https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection - Execute este cmdlet em seguida:
Import-PSSession $Session - Depois de estabelecer a conexão necessária, execute o seguinte cmdlet para obter direitos de acesso à caixa de correio desejada (digite os endereços de e-mail corretos entre aspas):
Add-MailboxPermission -User “seu endereço de email” -Identity “endereço da caixa postal de destino” -AccessRights FullAccess -InheritanceType All - Entre no Outlook usando seu endereço de e-mail e aguarde até que o endereço da caixa de correio de destino apareça no painel de navegação do lado esquerdo.
- Vá para Arquivo > Página de informações > Configurações da conta.
- Selecione Configurações da conta, clique na conta do Exchange Online na guia E-mail, selecione Alterar e marque a caixa de seleção Usar modo cache do Exchange para ativá-lo.
- Exporte a caixa de correio para PST usando a opção Importar/Exportar do Outlook (passos 4-9 na seção acima).
- Após a conclusão da exportação PST do Exchange Online com PowerShell e Outlook, remova os direitos de acesso no PowerShell com o seguinte cmdlet (digite os endereços de e-mail corretos entre aspas):
Remove-MailboxPermission -User “seu endereço de email” -Identity “endereço da caixa postal exportada” -AccessRights FullAccess - O último passo é encerrar a sessão do PowerShell com o seguinte cmdlet:
Remove-PSSession $Session
É isso! Pode parecer complexo, mas você alcançará seu objetivo em minutos com este guia do PowerShell.
Método 4. Exportar caixa de correio do Office 365 para PST usando ferramentas de exportação PST de terceiros
Você pode usar muitas ferramentas de exportação de caixas de correio do Office 365 de terceiros, como o SysTools Office 365 Export, Stellar Converter for Office 365 e CloudAlly Backup for Microsoft Exchange. No entanto, as três soluções da Microsoft acima podem ser melhores, embora exijam mais esforço.
Aqui estão os prós e os contras das ferramentas de exportação PST de terceiros para ajudá-lo a tomar uma decisão informada.
Prós:
Exportação rápida e automatizada.
Backups em vários formatos de arquivo.
Exportação em massa.
Dividindo arquivos PST para gerenciamento contínuo.
Sem requisitos de conhecimento técnico.
Contras:
Ferramentas pagas.
Recursos gratuitos limitados.
Versões de software completas caras.
As desvantagens podem ser menores e não precisam ser um problema, mas os métodos manuais acima (embora mais complexos) são gratuitos. Você não precisa de uma ferramenta externa agora que tem este guia detalhado para usar as soluções disponíveis da Microsoft.
Método 5. Exportar caixa de correio do Office 365 para PST regularmente [recomendado]
Você pode fazer backup de uma caixa de correio do Office 365 para PST usando PowerShell, Outlook ou eDiscovery, mas isso não salvará dados em tempo real. Essas ferramentas não oferecem suporte à exportação automatizada. O Wondershare UBackit pode ser sua solução para esse problema, ajudando você a fazer backup de qualquer arquivo com facilidade.
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Faça backup de e-mails em discos rígidos locais ou dispositivos de armazenamento externo de forma eficaz, segura e completa.
Forneça backup automático para fazer backup de seus arquivos de e-mail diariamente, semanalmente, mensalmente ou ininterruptamente.
Defina uma senha para proteger seus backups, mantendo seus dados confidenciais caso sejam roubados, perdidos ou comprometidos.
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Suporta backup incremental, que salva apenas as alterações feitas em seus arquivos desde o último backup, reduzindo o tempo de backup e economizando espaço de armazenamento.
Veja como fazer backup da caixa de correio do Office 365 para PST regularmente com o UBackit:
- Abra o Outlook e faça login na sua conta do Office 365. Vá para Arquivo > Adicionar conta se você não conectou seu Office 365 com o Outlook.
- Baixe, instale e abra o UBackit. Clique em Backup no painel de navegação esquerdo e selecione Backup de e-mail.
- O Ubackit pesquisa e exibe automaticamente os arquivos PST de e-mail disponíveis. Para prosseguir com o backup, basta marcar a caixa ao lado da conta de e-mail desejada e clicar no botão Selecionar.
- Escolha o destino para fazer backup do arquivo PST do Office 365 e clique em Backup. Você pode optar por fazer backup de seus arquivos localmente, em unidades externas ou em um servidor NAS.
- O Ubackit pode concluir o processo de backup em questão de segundos. Depois, você pode ir para a seção do gerenciador de backup e utilizar o ícone Agendar para configurar backups diários, semanais, mensais ou até mesmo automáticos ininterruptos que se alinham com suas especificações exclusivas.
- Opcionalmente, você pode clicar no ícone de Backup para atualizar seus arquivos PST do Office 365 a qualquer momento.
Conclusão:
Embora este guia possa parecer longo, os passos descritos acima são os mais recomendados para fazer backup dos seus e-mails, exportando um arquivo PST das caixas de correio do Office 365. Guarde este guia nos seus favoritos para consultas futuras e agende backups regulares com o Wondershare UBackit para evitar perder e-mails importantes.