Como compactar um arquivo OST no Outlook?

Está enfrentando problemas ao manusear seu arquivo OST no Outlook? Se o problema for por conta o tamanho do arquivo, compactá-lo é uma das funções básicas que o email do Outlook oferece o seu cliente.

Este artigo fornece aos usuários métodos eficazes para compactar arquivos OST pelo Outlook e truques que ajudarão você a gerenciar seus arquivos OST com perfeição.

Método 1: Alterando as configurações de “Email para manter offline“

A opção é importante para os usuários do Microsoft Outlook que a utilizam no caso de disponibilidade de conexão com a Internet. Os usuários podem sincronizar facilmente seus dados de acordo com um requisito definido. O controle na extensão da sincronização permite que as informações importantes sejam gerenciadas dentro do arquivo.

Siga os passos abaixo:

Passo 1: Abra sua conta do Outlook e vá para a aba “Arquivo“, na parte superior da tela. Clique no botão “Informações“ presente na próxima tela.

Passo 2: Você encontrará a opção de “Configurações da conta“ no menu Informações. Prossiga clicando na opção “Configurações da conta“ que aparecerá mais adiante no menu. Toque no ícone do perfil para escolher a opção “Alterar“.

Passo 3: A opção “Email para manter offline“ vai aparecer na tela seguinte. Ajuste a configuração entre 3 dias a 5 anos, para a redução do tamanho do arquivo OST. Você pode alterar significativamente a escala de tempo para gerenciar o tamanho do arquivo OST.

Método 2: Reduzindo o tamanho do arquivo OST para torná-lo compacto

A próxima solução envolve a acessibilidade às opções de redução do arquivo OST do Outlook. O Microsoft Outlook acompanha seus usuários para compactar arquivos OST com o Outlook por meio de compactação de dados.

Não há perdas específicas de dados no arquivo; mas, esse processo só pode ser feito através da compactação.

Sua execução é feita pela remoção de itens indesejados da conta e na liberação de espaço por meio da exclusão. Veja as etapas para saber mais sobre o processo:

Passo 1: Vá em “Arquivo“ depois de abrir a conta do Outlook. Selecione a opção de “Configurações da conta“ na seção Informações na próxima tela. Você encontrará a opção de “Configurações da conta“ no menu suspenso à frente.

Passo 2: Na janela que aparecer na tela, você deve ir até a aba “Arquivos de dados“ e selecionar o arquivo OST que deseja compactar.

Passo 3: Abra as configurações do arquivo OST clicando na opção “Configurações“. Vá para a aba “Avançado“.

Passo 4: Você encontrará a opção “Configurações do arquivo de dados do Outlook“ na próxima tela, que será usada para compactar os dados. Clique em “Compactar agora“ e prossiga para confirmar. O tamanho do arquivo do OST será reduzido para dados compactos nele.

Método 3: Limpando a caixa de correio

Para responder a pergunta como compactar seu arquivo OST, você deve limpar para sua caixa de correio, para diminuir o armazenamento e compactar o tamanho do arquivo, assim terá mais informações. O campo profissional exige tamanhos de arquivo enormes, que só podem ser alcançados através da execução de meios inteligentes. A compactação da caixa de correio equivale a redução das mensagens mais antigas do email. Isso pode ajudar os usuários a resolverem os problemas de tamanhos de seus arquivo, que serão abordados nas seguintes etapas:

Passo 1: Prossiga para a aba “Arquivo“ na parte superior da tela do Outlook. Clique em “Informações“ e encontre a opção “Ferramentas de limpeza“ na lista. Clique no menu para escolher a opção “Limpar caixa de correio“.

Passo 2: Com a nova tela aberta, clique em “Exibir tamanho da caixa de correio“ para verificar o tamanho do arquivo OST que está no email Outlook.

Passo 3: Com a ajuda do botão “Localizar“ na mesma tela, você pode pesquisar os itens mais antigos incluindo por data ou tamanho.

Passo 4: Veja as opções de “Esvaziar conflitos“, “Exibir tamanho de itens excluídos“ e “Localizar itens maiores que“ para excluir os dados indesejados do arquivo OST.

Método 4: Compartilhando informações por meio de pastas compartilhadas

A conta do Microsoft Exchange é conhecida pela variedade de recursos que oferece aos usuários, como as opções de sincronização de seus dados. As informações e os dados podem ser gerenciados por outras contas do Exchange, com as “Pastas Compartilhadas“. Isso, no entanto, não fornece nenhuma ajuda no gerenciamento do tamanho do arquivo OST.

Já que elas ocupam um espaço considerável do arquivo OST, precisam ser desabilitadas. Para desabilitar sincronização das pastas compartilhadas e a compactação de arquivo OST pelo Outlook, você precisa seguir estes passos:

Passo 1: Abra o Outlook e vá para a aba “Arquivo“. Clique em “Configurações da conta“ e prossiga clicando na opção “Configurações da conta“, no menu que aparecer.

Passo 2: Com as opções exibidas na tela, clique em “Arquivos de dados“ e explore a aba para escolher o arquivo OST que deseja reduzir.

Passo 3: Abra as configurações do email Outlook. Vá na aba “Avançado“ e desative o botão “Baixar pastas compartilhadas“. Agora, reinicie o Outlook para resincronizar os arquivos.

Método 5: Configurando pasta de arquivo para compactar dados

Já que você está procurando maneiras de compactar um arquivo OST pelo Outlook, esse recurso tem importância no controle do fluxo de dados do seu arquivo OST.

Uma pasta de arquivamento pode ajudá-lo a manter e salvar seus dados no computador, transferindo conteúdo importante da caixa de correio principal.

Para configurar uma pasta de arquivamento, siga as etapas a seguir para entender melhor o processo:

Passo 1: Navegue até “Arquivo“, no canto superior esquerdo da tela e clique na seção “Informações“. Encontre o botão “Ferramentas de limpeza“ na lista e abra a opção “Arquivar“.

Passo 2: Uma nova janela vai aparecer na tela. Prossiga para selecionar os arquivos e pastas que serão arquivados no processo. Defina o local que será arquivado e clique em “OK“, para criar uma pasta de arquivo para sua conta do Outlook.

Método 6: Predefinindo limites de tamanho de arquivo com a ajuda da chave do registro

Os tamanhos dos arquivos podem ser alterados por meio de várias técnicas. Mas, se o usuário estiver procurando uma abordagem prática que responda à questão de como compactar um arquivo OST, deve-se considerar usar a chave de registro. Modificando os valores e as entradas da plataforma específica, não haverá necessidade de remover os itens de caixa de correio anteriores ou mais antigos do computador. Os usuários podem diminuir facilmente os tamanhos de seus arquivos sem precisar excluir.

Esse método têm o objetivo de alterar o tamanho máximo dos registros, o que configura automaticamente espaço para mais conteúdo nos arquivos OST. Há quatro entradas de registro que podem ser alteradas durante o processo. A entrada “WarnLargFileSize“ e “MaxLargeFileSize“ consomem o formato UNICODE, mantendo um tamanho de arquivo de 50 GB no Outlook 2010 e versões posteriores. Suporta 20GB de dados para o Outlook 2003 e 2007.

Por outro lado, essas entradas de registro de utilizam o formato ANSI, com um limite de 2 GB para usuários do Outlook 2000. Consulte as tabelas fornecidas para obter mais informações:

Para Outlook 2010, 2013 e 2016

Para Outlook 2003 e 2007

Bonus: Converta seu arquivo OST para PST usando o Stellar Conversor para OST

Outra boa abordagem que pode ser considerada para compactar um arquivo OST pelo Outlook é convertendo o arquivo OST em PST. Como os dados presentes em sua caixa de correio são extremamente importantes e não podem ser excluídos, você pode convertê-los em um arquivo PST para salvá-los. Stellar Conversor para OST apresenta bons resultados ao ajudar os usuários a executar este processo.

A ferramenta é conhecida por sua interface simples e eficaz, com recursos que podem resolver vários tipos de problemas. Oferece aos usuários a opção de gerenciar o conteúdo excluído no arquivo OST, pela janela de visualização. Junto com isso, realiza a conversão da maneira mais fácil possível.

Conclusão

Você está ciente dos métodos que podem realmente ajudá-lo a compactar um arquivo OST pelo Outlook? Este artigo apresenta algumas das melhores técnicas que te vão te ajudar a gerenciar seu arquivo OST e tornar o processo mais simples possível, para auxiliar à vida profissional em que você está envolvido.